COMMENT ASSURER LA VEILLE RÉGLEMENTAIRE ?
La veille réglementaire en entreprise (voir aussi veille réglementaire, veille juridique), c’est aujourd’hui un enjeu de plus en plus important. Notre monde évolue rapidement. La réglementation évolue rapidement dans les différents pays et il devient actuellement important de se tenir au courant des évolutions.
Les termes de « veille légale », « veille réglementaire » et « veille juridique » sont relativement proches et sont généralement utilisés de façon équivalente dans le langage courant. En réalité, il existe quelques différences. Formellement, le terme « veille légale » couvre la veille relative aux lois, c’est-à-dire aux textes qui ont une force légale. La veille réglementaire est plus large puisqu’elle couvre également les règlements, les directives, ainsi que généralement les guides de bonnes pratiques. La veille juridique inclut généralement aussi les aspects liés à la jurisprudence.
Nous parlerons ici de veille réglementaire car ce terme est utilisé de façon courante dans les entreprises.
A quoi sert la veille réglementaire ?
Elle permet d’assurer la conformité réglementaire de votre organisation, de votre entreprise. Etre conforme du point de vue réglementaire permet d’éviter les réclamations et les plaintes.
Pour assurer la protection réglementaire de votre entreprise, il convient dans un premier temps d’être bien au courant des exigences réglementaires, des textes, des lois, des directives qui s’appliquent à votre entreprise. Cela est la première étape qui est indispensable pour les organisations d’aujourd’hui.
La veille réglementaire implique de consulter de nombreux sites comme par exemple le site Le Conseil fédéral admin.ch – Page d’accueil pour la Suisse ainsi que le cas échéant les réglementations régionales (par exemple Base législative vaudoise – VD.CH).
Cela prend du temps, c’est pourquoi il est efficient de souscrire à un service d’aide à la veille réglementaire qui vous informe automatiquement des modifications concernant votre entreprise, votre processus ou votre département.
Une fois que l’on est au courant de la réglementation qui vous concerne, il va s’agir de pouvoir identifier quelles sont les exigences qui sont applicables à l’organisation quels sont les textes et les articles qui concernent spécifiquement votre entreprise et d’évaluer dans quelle mesure ce texte s’applique et dans quelle mesure l’entreprise est assujettie à ce texte. Une fois que l’on a identifié les textes et les articles applicables à l’entreprise, il va s’agir d’évaluer si votre entreprise respecte bien ces textes.
Pour réaliser cette évaluation de conformité, plusieurs méthodologies existent. Par exemple on peut se baser sur le texte et puis, pour chaque article, évaluer si l’entreprise ou l’organisation respecte cet article. Cette analyse peut se faire par exemple :
- à travers d’un audit qui peut être interne (c’est-à-dire réalisé par exemple par un pool d’auditeurs internes)
- en faisant appel à un organisme externe qui va venir réaliser l’audit.
- Une bonne pratique également l’utilisation de checklists. Une checklist (liste de contrôle) va permettre de véritablement cibler les points de contrôle important et donc de réaliser une évaluation de chacune des exigences applicable à l’entreprise.
Une fois cette analyse réalisée, il convient de pouvoir évaluer comment l’entreprise peut se mettre en conformité. Cela peut se faire au moyen de l’élaboration d’un plan d’action (appelé aussi « plan de mise en conformité ») qui va permettre de planifier la mise en conformité de l’entreprise pour chacun des écarts qui auront été détectés lors de l’audit ou du contrôle.
FORMATIONS D’AUDITEURS INTERNES
Si vous souhaitez découvrir ou approfondir vos compétences dans la veille réglementaire ou organisation une formation d’auditeurs internes, nous proposons des formations sur demande.
Pour cela, vous pouvez nous écrire à hello@qse-software.ch
