LA REVUE DE DIRECTION AGILE ET CONTINUE, UN OUTIL PUISSANT POUR LA GESTION D’ENTREPRISE
La revue de direction fait partie des exigences des normes ISO de systèmes de management tels que la norme ISO 9001, ISO 14001 ou encore ISO 45001. Mais quel est au fond le sens et la philosophie de la revue de direction ?
La revue de Direction est souvent perçue comme une séance très (très) longue (!) au cours de laquelle de nombreux participants dont la Direction font le point sur un grand nombre d’indicateurs couvrant une grande période, par exemple l’année précédente.
Tout d’abord, il est important de noter que la revue de direction est davantage un processus qu’une réunion. En effet, le terme « revue » n’est pas forcément synonyme de réunion.
Il existe de nombreuses autre façons de pratiquer la revue de Direction !
Les normes ISO donnent relativement peu d’nformations sur « comment » réaliser la revue de direction. Elle définissent toutefois de façon explicite les éléments d’entrée et de sortie de la revue de direction et cela constitue une exigence pour la certification.
Les éléments d’entrée de la revue de Direction sont au nombre de 9 :
- Revues de direction précédentes
- Modification des enjeux
- Performance du système de management
- Adéquation des ressources
- Efficacité des actions face aux risques et opportunités
- Opportunités d’amélioration
Les éléments de sortie de la revue de Direction sont au nombre de 3 :
- Opportunités d’amélioration
- Besoins de changement à apporter au système de management de la qualité
- Besoins en ressources
En somme l’objectif de la revue de Direction est de faire le point sur la performance du système de management, à un niveau qualifié de « high level » ou « bird view » ou « vue hélicoptère ». C’est véritablement une analyse de synthèse à un niveau global. Il ne s’agit pas ici de trop rentrer dans les détails mais vraiment d’analyser globalement le fonctionnement de votre système de management de la qualité, de la sécurité et/ou de l’environnement.
Quelques astuces pour rendre la pratique de la revue de Direction beaucoup plus agile et digeste :
Repenser la fréquence de votre revue de direction : quelle est la bonne fréquence pour réaliser la revue de direction ? La réponse se trouve en partie dans la rapidité de l’évolution de votre système de management. Si le périmètre d’application de votre système de management évolue rapidement (nouveaux produits, nouveaux services, nouveaux sites, etc), une fréquence plus courte qu’une année peut être pertinente. La norme parle d’intervalles périodiques mais ne stipule pas explicitement de fréquence quantifiée. En pratique, les entreprises certifiées ISO pratiquent souvent la revue de direction une fois par année.
Si vous réalisez la finalisation de la revue de Direction au moyen d’une séance (présentiel ou à distance), les bonnes pratiques de la conduite des réunion s’appliquent :
80% est préparé en amont de la séance. Par exemple, vous pourriez imaginer de collecter en amont de la séance les inputs des participants au moyen d’un formulaire en ligne. Ainsi, votre séance sera beaucoup plus efficace puisque vous vous concentrerez uniquement sur les points sensibles à discuter.
Dans de nombreuses entreprises, le responsable qualité prépare seul la revue de direction et fait valider ses propres conclusions lors d’une séance ou par mail. Cela a certes l’avantage d’être rapide, mais présente l’inconvénient considérable de ne pas impliquer les acteurs du management de la qualité, de la sécurité ou de l’environnement. Or la revue de direction devrait être considérée comme un véritable temps pour prendre du recul et discuter en profondeur sur les notions de culture qualité, de la culture sécurité de l’organisation.
Faites d’une pierre plusieurs coups : Vous pouvez profiter de la revue de direction pour revoir des éléments tels que la politique d’entreprise ou la mise à jour du périmètre d’application de votre système de management de la qualité.
Les bonnes pratiques de définition des indicateurs s’appliquent aussi à la revue de direction. En sélectionnant des indicateurs :
- Fiables
- Compréhensibles
- Pertinents
- A jour
… vou gagnerez beaucoup de temps lors de l’analyse dans votre revue de direction.
Convier les participants pertinents à la revue de direction. Qui doit participer à la revue de direction ? A l’évidence, la Direction à son plus haut niveau. La participation active de la direction à la revue de direction et son utilisation comme véritable outil d’aide à la décision stratégique par la direction est une preuve du leadership demandé par le chapitre 5 de la norme ISO 9001.
La revue de direction est-elle un audit ?
On peut effectivement considérer que la revue de direction est une sorte de révision interne périodique, un jalon qui assure l’amélioration continue, à la différence près que le principe d’indépendance ne s’applique pas ici. Il s’agit d’une autoévaluation par les personnes pilotant ou impliquées elles-mêmes dans le système de management de la qualité.
La revue de direction seule est nécessaire mais n’est pas suffisante pour faire vivre un système de management de la qualité.
A noter que la revue de direction illustre le principe de management de la qualité appelé « Prise de décisions basées sur les preuves » étant donné que les décisions prises lors de la revue de direction se bases sur des éléments d’entrée.
A quoi sert la revue de direction si l’entreprise dispose déjà de nombreuses séances stratégiques, de séances du personnel, de séances d’équipe, etc. ?
Il est probable que les réunions déjà en place couvrent une partie de ce qui est exigés par les normes en matière de revue de direction. Toutefois, la revue de direction se situe à un beaucoup niveau global.
La revue de direction est prévue également comme un « garde-fou », un niveau de sécurité supplémentaire dans le cas où les autres processus du système de management n’auraient pas identifié et planifié les améliorations pertinentes, par exemple du fait que les participants aux processus sectoriels ne disposaient pas de droits suffisants pour la prise de décisions dans l’entreprise.
Un des éléments de sortie clé de la revue de direction est l’évaluation du besoin de ressources. Selon les résultats de l’analyse, il est possible que des besoins en ressources soient identifiées. Par ressource, on entend :
- Ressources humaines supplémentaires ou développement des compétences auprès du personnel existant
- Besoins d’outil et de ressources informatiques tels que logiciel de gestion de la qualité, logiciel de gestion de la sécurité, logiciel de modélisation des processus, logiciel d’amélioration continue.
- Besoins d’infrastructures (machines, outils, matériel)
- Besoin de ressources financières par exemple pour faire appel à des ressources externes tels que consultants, experts, spécialistes
Nous vous souhaitons une bonne revue de direction !
