La règle des 5C
La digitalisation de votre système de management est un choix important pour votre entreprise. Aussi, il est important d’étudier attentivement plusieurs critères afin que vous fassiez le meilleur choix pour vous et afin que la solution que vous retiendrez puisse évoluer facilement avec votre entreprise. Voici donc les 5 critères clés pour mettre en place une solution pour digitaliser efficacement votre système de management QSE.
1. Contenus métier :
- La solution couvre-t-elle tous les chapitres des normes qui vous intéressent ? (ex : pouvez-vous faire l’analyse des parties intéressées dans la solution) ? S’agit-il d’une solution vraiment complète et vous évite-t-elle vraiment d’avoir encore des tableurs métiers à côté de la solution ?
- Le système propose-t-il des contenus métiers pertinents et automatisés (checklists, etc) qui vous font gagner du temps ?
- Etes-vous notifiés suffisamment tôt des modifications réglementaires et normatives à venir afin que vous puissiez les anticiper sereinement ?
- La solution a-t-elle été développée par des experts QSE ? (par exemple avec de nombreuses années d’expérience dans la mise en place de systèmes de management et l’audit de systèmes de management ISO, eduQua ou autres)
- Un support informatique et un support métier sont-ils à disposition ?
- Le support est-il disponible dans la langue des utilisateurs (par exemple pour la Suisse : Français, Allemand, etc. Anglais à l’international, etc.)
2. Capacité de personnalisation :
- La solution vous permet-elle de construire et de personnaliser votre système de management à votre image, selon vos propres besoins (en créant les relations qui vous semblent pertinentes). Par exemple, s’il est important dans votre secteur de relier les objectifs stratégiques aux risques opérationnels, ou de relier les formations aux supports de cours, pouvez-vous le faire directement ?
- La solution vous permet-elle de personnaliser les champs, les formulaires avec votre propre vocabulaire personnalisable ? (par exemple, si vous parlez de « métier » et non de « fonction » pouvez-vous adapter les labels selon vos besoins ?
- Si les normes changent, avez-vous la possibilité d’adapter votre système de management avec un simple paramétrage de l’architecture de la base de données ?
- Avez-vous la possibilité de gérer plusieurs succursales utilisant potentiellement des langues différentes ?
- Avez-vous la possibilité et paramétrer et d’utiliser plusieurs méthodes d’analyses des risques ? (par exemple une méthode pour les risques SST, une méthode pour les risques financiers, une méthode pour les risques IT, une autre pour les risques chimiques, etc.)
- Avez-vous la possibilité de développer vos propres modules et fonctionnalités ?
- Pouvez-vous créer vos propres automatisations ? (notifications, etc.)
3. Capacité d’interfaçage :
- La solution est-elle vraiment intégrable dans l’environnement informatique de votre entreprise, au moyen d’interfaces dynamiques avec les autres données (ex : liste du personnel, liste des fournisseurs, liste des clients, journal des évènements, etc) ?
- Avez-vous la possibilité d’interfacer facilement la solution avec des plateformes collaboratives et réseaux sociaux internes tels que Teams, Whatsapp, Slack, etc. afin de pouvoir centraliser vos notifications ?
4. Collaborativité :
- La technologie utilisée par la solution est-elle moderne, rapide et réactive ?
- Avez-vous la possibilité de partager l’accès aux informations et à la remontée d’informations à votre système de management à l’ensemble de l’organisation, y compris pour les personnes qui n’auraient pas de licences métier, sans frais supplémentaires (ex : personnel opérationnel) ?
- Avez-vous la possibilité d’utiliser la solution dans plusieurs langues ?
- Pouvez-vous mettre à disposition des formulaires dynamiques que les collaborateurs et les clients peuvent remplir et que ceux-ci alimentent automatiquement votre système de management ? (par exemple : pour connecter les enquêtes de satisfaction client ou les remontées d’information des presque accidents à votre système de management)
- Avez-vous la possibilité d’importer / migrer facilement des données par vous-mêmes sans devoir passer à chaque fois par le service informatique ou par l’entreprise éditrice du logiciel ?
- L’application est-elle visuelle (possibilité d’intégrer des workflows, des images, des schémas, des vidéos) ?
- Avez-vous la possibilité d’enregistrer et de partager facilement vos rapports personnalisés (par exemple vos filtres, vos requêtes, etc.)
- Pouvez-vous facilement donner accès aux auditeurs à votre système de management sans devoir demander des licences supplémentaires ?
5. Conformité :
- Le logiciel est-il vraiment conforme aux exigences reconnues ? Par exemple, pour la modélisation des processus, intègre-t-il toutes les exigences des normes reconnues (ex : norme BPMN) et non des versions restreintes de ces normes ?
- Etes-vous libres de récupérer à tout moment toutes vos données dans des formats portables standardisés ? Par exemple, pouvez-vous récupérer vos processus au formats .xml ou .bpmn ?
- L’hébergement des données se fait-il dans le respect du RGPD et de la LPD ?
- L’application et les données sont-elles hébergées dans le pays où votre entreprise exerce ces activités ?
- L’entreprise dispose-t-elle d’un Data Protection Officer certifié en interne ?
… et en bonus : pour faire le bon choix !
- Le mode de facturation de la solution vous laisse-t-il libre (par exemple facturation des licences au mois, libre choix de la durée d’engagement) ?
- Le modèle de tarification vous permet-il d’accéder à tous les modules ou bien devez vous payer à chaque fois pour ajouter un module métier supplémentaire ?
- Avez-vous la possibilité d’accéder à un espace d’essai (« sandbox » ou « bac à sable ») gratuitement avec des données parlantes pour vos activités ou vos propres données ?
