WAT IS HET VERSCHIL TUSSEN EEN PROCES EN EEN PROCEDURE?
Bij het opzetten of verbeteren van een managementsysteem rijst vaak de vraag waar de grens ligt tussen een "proces" en een "procedure". In dit artikel worden enkele manieren voorgesteld om deze vraag te beantwoorden.
De definities voorgesteld door de ISO-normen
Laten we teruggaan naar de bron van de definities. De ISO 9000:2015-norm is de standaard die de meest gebruikte termen in managementsystemen definieert.
- Proces (in overeenstemming met artikel §3.4.1 van de ISO 9000:2015-norm): een set van onderling gerelateerde of op elkaar inwerkende activiteiten die inputs gebruiken om een verwacht resultaat te produceren.
- Procedure (in overeenstemming met artikel §3.4.5 van de ISO 9000:2015-norm) : een specifieke manier om een activiteit of proces uit te voeren
Op basis van deze twee definities kunnen we concluderen dat het proces de " wat "(wat er moet gebeuren) en de procedure de " hoe "Maar dit onderscheid heeft zijn grenzen. Dit onderscheid heeft echter zijn grenzen. Het onderscheid hangt af van het beschrijvingsniveau. Als je bijvoorbeeld de stappen wilt beschrijven die betrokken zijn bij personeelsmanagement in een bedrijf, zou je kunnen zeggen dat dit het definiëren van personeelsbehoeften, het vinden van kandidaten, het tekenen van arbeidscontracten, het betalen van salarissen, training, etc. omvat. Je zou kunnen zeggen dat deze stappen beschrijven "hoe" personeelsmanagement wordt uitgevoerd. Je zou kunnen zeggen dat deze stappen beschrijven "hoe" personeelsbeheer werkt. Ze vormen dus geen sleutel waarmee je snel kunt bepalen of je je in een proces of een procedure bevindt.
Onze ervaring op het gebied van managementsystemen heeft ertoe geleid dat we een sleutel tot differentiatie eenvoudige en ondubbelzinnige manier om onderscheid te maken tussen "proces" en "procedure". Dit zou betekenen dat een opeenvolging van activiteiten als een "procedure" wordt beschouwd als deze opeenvolging van activiteiten slechts één persoon betreft in relatie tot een arbeidsmiddel (software, machine) of een bepaalde situatie (bijv. procedure in geval van nood). De procedure beschrijft dus de uitvoering van een operationele taak door één persoon in relatie tot een specifiek object of situatie. Bijvoorbeeld :
- Backupprocedure voor gegevens
- Software-updateprocedure
- Onderhoudsprocedure voor vorkheftruck of XY-machine
- Procedure voor het aanmaken van een nieuwe leverancier in de factureringssoftware
- ...
In die zin komt de procedure dicht in de buurt van het begrip "gebruiksaanwijzing" of "werkinstructie".
Er moet worden opgemerkt dat de huidige versie van ISO 9001 niet langer verwijst naar procedures, maar naar gedocumenteerde informatie.
Met SIRIS+ komt deze vraag niet meer voor, omdat u een "naadloze" boomstructuur kunt maken van uw proceskaart tot op het meest operationele niveau (activiteiten op het terrein) zonder dat u zich telkens hoeft af te vragen of het om een procedure of een proces gaat. Op deze manier kun je de hele manier waarop je bedrijf werkt op een vloeiende en samenhangende manier beschrijven. Uiteindelijk is het belangrijk dat iedereen snel over de nodige informatie beschikt om zijn activiteiten vlot en gemakkelijk uit te voeren. Maar als u dat wenst, kunt u met SIRIS+ al uw stroomdiagrammen of documenten gemakkelijk labelen met "procedures" of "processen".
