DE AGILE EN CONTINUE MANAGEMENTBEOORDELING, EEN KRACHTIG HULPMIDDEL VOOR BEDRIJFSBEHEER
De managementevaluatie is een van de vereisten van ISO managementsysteemnormen zoals ISO 9001, ISO 14001 en ISO 45001. Maar wat is de betekenis en filosofie van de managementevaluatie?
De Management Review wordt vaak gezien als een zeer (zeer) lange sessie (!) waarin een groot aantal deelnemers, waaronder het management, de balans opmaakt van een groot aantal indicatoren over een lange periode, bijvoorbeeld het voorgaande jaar.
Allereerst is het belangrijk om op te merken dat de managementbeoordeling meer een proces a vergadering. De term "beoordeling" is niet noodzakelijk synoniem met "vergadering".
Er zijn veel andere manieren om een managementbeoordeling uit te voeren!
ISO-normen geven relatief weinig informatie over "hoe" een managementevaluatie moet worden uitgevoerd. Ze definiëren echter wel expliciet de input en output van de managementbeoordeling, en dit is een vereiste voor certificering.
De invoerelementen van de Management Review zijn 9:
- Eerdere managementbeoordelingen
- De inzet veranderen
- Prestaties beheersysteem
- Voldoende middelen
- Doeltreffendheid van acties in het licht van risico's en kansen
- Mogelijkheden voor verbetering
De uitvoerelementen Er zijn 3 soorten managementbeoordeling:
- Mogelijkheden voor verbetering
- Noodzakelijke wijzigingen aan het kwaliteitsmanagementsysteem
- Benodigde middelen
Kortom, het doel van de managementevaluatie is om de balans op te maken van de prestaties van het managementsysteem, op wat bekend staat als het "hoge niveau" of "vogelvlucht" of "helikoptervlucht". Het is eigenlijk een samenvattende analyse op een globaal niveau. Het doel is om niet te veel in detail te treden, maar om de algemene werking van uw kwaliteits-, veiligheids- en/of milieumanagementsysteem te analyseren.
Een paar tips om het managementbeoordelingsproces effectiever te maken wendbaar en licht verteerbaar :
Frequentie heroverwegen van uw managementbeoordeling: wat is de juiste frequentie voor het uitvoeren van de managementbeoordeling? Het antwoord ligt deels in hoe snel uw managementsysteem verandert. Als de reikwijdte van uw managementsysteem snel verandert (nieuwe producten, nieuwe diensten, nieuwe locaties, enzovoort), kan een frequentie korter dan een jaar passend zijn. De norm heeft het over periodieke intervallen, maar geeft geen expliciete frequentie aan. In de praktijk voeren ISO-gecertificeerde bedrijven managementreviews vaak één keer per jaar uit.
Als je de managementevaluatie afrondt in de vorm van een sessie (face-to-face of op afstand), zijn goede praktijken voor het houden van vergaderingen van toepassing:
80% wordt voorbereid voorafgaand aan de sessie. Je zou bijvoorbeeld de input van deelnemers voor de sessie kunnen verzamelen door middel van een online formulier. Op deze manier zal uw sessie veel effectiever zijn, omdat u zich alleen kunt richten op de belangrijkste punten die moeten worden besproken.
In veel bedrijven bereidt de kwaliteitsmanager de managementbeoordeling alleen voor en laat hij zijn eigen conclusies valideren tijdens een vergadering of per e-mail. Hoewel dit het voordeel heeft dat het snel gaat, heeft het als groot nadeel dat degenen die betrokken zijn bij kwaliteits-, veiligheids- of milieumanagement er niet bij worden betrokken. De directiebeoordeling moet worden gezien als een echte kans om een stap terug te doen en de concepten van de kwaliteits- en veiligheidscultuur van de organisatie grondig te bespreken.
Sla meerdere vliegen in één klap: U kunt gebruik maken van de directiebeoordeling om elementen zoals het bedrijfsbeleid of het bijwerken van de reikwijdte van uw kwaliteitsmanagementsysteem te herzien.
Goede praktijken bij het definiëren van indicatoren gelden ook voor de managementbeoordeling. Door indicatoren te selecteren :
- Betrouwbaar
- Begrijpelijk
- Relevant
- Tot nu toe
... bespaar je veel tijd bij het analyseren van je managementbeoordeling.
Nodig de relevante deelnemers uit voor de managementbeoordeling. Wie moet deelnemen aan de managementbeoordeling? Uiteraard het topmanagement. De actieve deelname van het management aan de management review en het gebruik ervan als een echt strategisch besluitvormingsinstrument door het management is een bewijs van het leiderschap dat vereist wordt door de hoofdstuk 5 van ISO 9001.
Is de managementbeoordeling een audit?
De directiebeoordeling kan inderdaad worden gezien als een soort periodieke interne beoordeling, een mijlpaal die zorgt voor voortdurende verbetering, met dit verschil dat het principe van onafhankelijkheid hier niet van toepassing is. Het is een zelfevaluatie door de mensen die het kwaliteitsmanagementsysteem beheren of erbij betrokken zijn.
De directiebeoordeling alleen is noodzakelijk, maar niet voldoende om een kwaliteitsmanagementsysteem tot leven te brengen.
Er moet worden opgemerkt dat de managementevaluatie het kwaliteitsbeheerprincipe van "evidence-based besluitvorming" illustreert, aangezien de beslissingen die tijdens de managementevaluatie worden genomen, gebaseerd zijn op input.
Wat is het doel van de managementbeoordeling? als het bedrijf al veel strategievergaderingen, personeelsvergaderingen, teamvergaderingen, enz. heeft?
Het is aannemelijk dat de bijeenkomsten die al plaatsvinden voor een deel voldoen aan de eisen van de management review standaarden. Managementbeoordeling vindt echter plaats op een veel globaler niveau.
De directiebeoordeling is ook bedoeld als een "waarborg", een extra veiligheidsniveau voor het geval dat de andere processen van het managementsysteem de relevante verbeteringen niet hebben geïdentificeerd en gepland, bijvoorbeeld omdat de deelnemers aan de sectorale processen niet voldoende beslissingsbevoegdheid hadden binnen het bedrijf.
Een van de belangrijkste resultaten van de managementbeoordeling is de beoordeling van de behoefte aan middelen. Afhankelijk van de resultaten van de analyse kunnen de behoeften aan middelen worden vastgesteld. Met middelen bedoelen we :
- Personeelszaken of ontwikkeling van vaardigheden voor bestaand personeel
- Benodigde IT-hulpmiddelen zoals software voor kwaliteitsbeheer, software voor veiligheidsbeheer, software voor procesmodellering en software voor voortdurende verbetering.
- Infrastructuurbehoeften (machines, gereedschap, uitrusting)
- Behoefte aan financiële middelen bijvoorbeeld om een beroep te doen op externe hulpbronnen zoals consultants, deskundigen, specialisten, enz.
We wensen u veel plezier met uw managementbeoordeling!
