HOE ZET JE EEN EENVOUDIG, PRAGMATISCH EN EFFECTIEF INTERN CONTROLESYSTEEM OP?
Veel organisaties hebben nu een intern controlesysteem of zijn van plan er een in te voeren. De eis om een intern controlesysteem op te zetten komt vaak op verzoek van de instanties die je organisatie financieren of laten financieren (sponsors, klanten, investeerders, etc.). Vaak rijst de vraag waar te beginnen met het opzetten van een intern controlesysteem.
Het interne controlesysteem is nu een vereiste dat de norm wordt voor het bestuur van organisaties. Er bestaat geen internationale definitie van het begrip intern controlesysteem. In Zwitserland is de Gids voor het implementeren van een intern controlesysteem geeft een definitie van een intern controlesysteem:
Definitie van een intern controlesysteem (ICS) :
"Een ICS is een managementinstrument dat het mogelijk maakt om op systematische wijze doelstellingen te bereiken; het omvat alle organisatorische methoden en maatregelen die door het betrokken management zijn vastgesteld en die ervoor moeten zorgen dat de procedures soepel verlopen".
Hier volgen enkele voorgestelde stappen voor het opzetten van een intern controlesysteem:
1. Communiceer intern over de voordelen van een ICS
Het is belangrijk dat de belanghebbenden van je organisatie (managers en personeel in het bijzonder) de voordelen van een intern controlesysteem begrijpen.
2. Definieer uw proces intern
Een intern controlesysteem is over het algemeen gebaseerd op je interne processen. Het is daarom essentieel dat deze processen gedocumenteerd en voldoende duidelijk zijn. Ons artikel over processen kan je hierbij helpen.
3. Definieer de risico's gekoppeld aan elk proces
Het belangrijkste doel van een intern controlesysteem is om de risico's van je organisatie te beheersen. Daarom is het noodzakelijk om de risico's te identificeren en te beoordelen. Er bestaan verschillende methoden voor risicobeoordeling, met name op basis van risicomatrices.
4. Definieer de controleert om elk risico te beheersen
Controles moeten zodanig worden gedefinieerd dat de doelstellingen voor risicomanagement die je jezelf hebt gesteld, worden behaald.
5. Organiseer controles (wie, wat, wanneer, hoe)
Een duidelijke en gedeelde verdeling van rollen en verantwoordelijkheden is een sleutelfactor voor het succes van uw interne controlesysteem. Iedereen die betrokken is bij het interne controlesysteem moet precies weten wat er van hem of haar verwacht wordt en over de middelen (documenten, informatie) beschikken om de controles uit te voeren waarvoor hij of zij verantwoordelijk is.
6. Trein het betrokken personeel over het gebruik van de ICS
Training is de sleutel tot succes. Het interne controlesysteem moet worden gezien als een instrument om de betrouwbaarheid en robuustheid van de organisatie te garanderen. Het personeel profiteert ook van de kwaliteit van leven en het welzijn op het werk, omdat de rollen en verantwoordelijkheden duidelijk zijn en de risico's onder controle zijn.
7. Controleer periodiek controleren of de ICS goed werkt
Je moet periodiek controleren of je interne controlesysteem goed werkt, met name om er zeker van te zijn dat alle geplande controles zijn uitgevoerd.
8. identificeren moet verbeteren SCI
Een intern controlesysteem leeft en verbetert voortdurend. Je moet je ICS-verbeteringsbehoeften documenteren.
9. Plan verbeteringen
Zodra de verbeteringen zijn geïdentificeerd, moeten we plannen hoe ze zullen worden geïmplementeerd (wie? wat? hoe? met welke middelen? hoe lang? welke prioriteit?).
10. implementeren verbeteringen
De verbeteringen kunnen vervolgens worden geïmplementeerd door de verschillende afdelingen binnen je bedrijf.
Als je al een kwaliteitsmanagementsysteem hebt (ISO 9001 of een ander systeem), kan het gepast zijn om je interne controlesysteem ermee te integreren. Op deze manier heb je één systeem dat voldoet aan de eisen van de ISO 9001 en nationale, federale, kantonnale en regionale vereisten voor interne controlesystemen.
We kunnen je helpen bij het opzetten of verbeteren van je interne controlesysteem, bij het integreren van je interne controlesysteem met je veiligheidsbeheersysteem of bij het verbeteren van de governance van je interne controlesysteem.
SIRIS+ is een softwarepakket voor interne controlesystemen waarmee je je interne controlesysteem (risico's, processen, verbeteringen, interne audits, naleving van regelgeving) van A tot Z digitaal en geïntegreerd kunt beheren.
We horen graag van je. Je kunt contact met ons opnemen via onderstaand formulier:
