De 5C-regel
Het digitaliseren van je managementsysteem is een belangrijke keuze voor je bedrijf. Daarom is het belangrijk om zorgvuldig een aantal criteria te overwegen, zodat je de beste keuze voor jou kunt maken en zodat de oplossing die je kiest gemakkelijk kan meegroeien met je bedrijf. Dit zijn de 5 belangrijke criteria om een effectieve oplossing te vinden voor het digitaliseren van uw QSE-beheersysteem.
1. Zakelijke inhoud :
- Dekt de oplossing alle hoofdstukken met normen die je interesseren (bijv. kun je destakeholderanalyse in de oplossing)? Is het echt een allesomvattende oplossing en bespaart het je echt het gebruik van bedrijfsspreadsheets naast de oplossing?
- Biedt het systeem zakelijke inhoud geautomatiseerde checklists, etc.) die je tijd besparen?
- Bent u gemeld vroeg genoeg op de hoogte van komende wijzigingen in regelgeving en normen zodat je er met een gerust hart op kunt anticiperen?
- Was de oplossing ontwikkeld door QSE-experts (bijv. met jarenlange ervaring in het opzetten van managementsystemen en het auditen van ISO-, eduQua- of andere managementsystemen)
- IT-ondersteuning en een bedrijfsondersteuning zijn ze beschikbaar?
- Is er ondersteuning beschikbaar in de taal gebruikers (bijv. voor Zwitserland: Frans, Duits, enz. Internationaal Engels, enz.)
2. Aanpassingsvermogen :
- Stelt de oplossing u in staat om aanpassen uw managementsysteem naar uw eigen beeld, volgens uw eigen behoeften (door de relaties te leggen die voor u relevant lijken). Als het in uw sector bijvoorbeeld belangrijk is om strategische doelstellingen te koppelen aan operationele risico's, of om training te koppelen aan cursusmateriaal, kunt u dit dan direct doen?
- Stelt de oplossing u in staat om velden en formulieren aanpassen met uw eigen aanpasbare woordenschat (als u het bijvoorbeeld hebt over "bedrijf" en niet over "functie", kunt u de labels dan aanpassen aan uw behoeften?
- Als de normen veranderen, heb je dan de mogelijkheid om je managementsysteem aan te passen aan een nieuwe norm? eenvoudige configuratie van de architectuur de database?
- Heb je de optie om meerdere filialen beheren mogelijk verschillende talen gebruiken?
- Heb je de mogelijkheid om meerdere opties in te stellen en te gebruiken? risicoanalysemethoden (bijv. één methode voor arborisico's, één methode voor financiële risico's, één methode voor IT-risico's, een andere voor chemische risico's, enz.)
- Heb je de optie om je eigen modules ontwikkelen en functionaliteiten?
- Kun je je eigen automatisering (meldingen, enz.)
3. Interfacemogelijkheden :
- Is de oplossing echt kan worden geïntegreerd in de IT-omgeving van uw bedrijf, met behulp van dynamische interfaces met andere gegevens (bijv. personeelslijst, leverancierslijst, klantenlijst, gebeurtenissenlogboek, enz.)
- Heb je de mogelijkheid omeenvoudige interface van de oplossing met samenwerkingsplatforms en interne sociale netwerken zoals Teams, Whatsapp, Slack, enz. zodat je je meldingen kunt centraliseren?
4. Samenwerking :
- Is de technologie die de oplossing gebruikt modern? snel en responsief ?
- Hebt u de mogelijkheid om toegang tot informatie en feedback over uw managementsysteem te delen binnen de hele organisatie, ook voor mensen die geen bedrijfslicenties hebben, zonder extra kosten (bijv. operationeel personeel)?
- Kun je de oplossing gebruiken in verschillende talen ?
- Kunt u dynamische formulieren beschikbaar maken (bijv. om klanttevredenheidsonderzoeken of feedback van bijna-ongevallen te koppelen aan uw managementsysteem).
- Heb je de mogelijkheid omgegevens eenvoudig importeren/migreren zonder telkens langs de IT-afdeling of het softwarebedrijf te moeten?
- Is de toepassing visueel (mogelijkheid om workflows, afbeeldingen, diagrammen, video's te integreren)?
- Heb je de mogelijkheid om je gegevens eenvoudig op te nemen en te delen? aangepaste rapporten (bijv. je filters, query's, enz.).
- Kun je gemakkelijk luisteraars toegang geven naar uw beheersysteem zonder dat u extra licenties hoeft aan te vragen?
5. Naleving :
- Voldoet de software echt aan erkende eisen? Bevat de software voor procesmodellering bijvoorbeeld alle vereisten van erkende normen (bijvoorbeeld de ISO 14001-norm)? BPMN-standaard) en niet beperkte versies van deze standaarden?
- Ben je vrij om al je gegevens op elk moment op te vragen in gestandaardiseerde draagbare formaten? Kun je bijvoorbeeld je processen ophalen in .xml- of .bpmn-formaat?
- Voldoen de gehoste gegevens aan de RGPD en de LPD?
- Worden de applicatie en gegevens gehost in het land waar uw bedrijf zaken doet?
- Heeft het bedrijf een interne gecertificeerde functionaris voor gegevensbescherming?
... en een bonus: om je te helpen de juiste keuze te maken!
- Le factureringsmethode van de oplossing (bijv. maandelijkse facturering voor licenties, vrije keuze van verbintenisperiode)?
- Staat het prijsmodel je toe omtoegang tot alle modules Of moet je elke keer betalen om een extra bedrijfsmodule toe te voegen?
- Heb je de mogelijkheid omtoegang tot een testruimte ("zandbak") gratis met zinvolle gegevens voor uw bedrijf of uw eigen gegevens?
