La routine Ninja express: 5 consigli per l'osservanza quotidiana
Immaginate di iniziare la giornata in totale tranquillità, sapendo che un audit a sorpresa non è più una fonte di stress, ma una semplice formalità. Siete un manager QSE (Qualità, Sicurezza e Ambiente) e fino a poco tempo fa la conformità era una montagna insormontabile, che vi portava via ogni giorno ore del vostro prezioso tempo.
Ora, grazie a una rapida routine mattutina in cinque fasi, avete trasformato questa sfida quotidiana in una strategia di conformità senza soluzione di continuità. In meno di 30 minuti, potete rivedere le normative, controllare le procedure interne, monitorare le non conformità, sensibilizzare il vostro team e persino condurre un mini-audit.
Questi semplici ma efficaci passaggi non sono solo una soluzione efficace, ma la vostra nuova realtà. Scoprite come questa routine non solo ha semplificato il vostro lavoro, ma ha anche aumentato la fiducia del vostro team nella conformità.
Azione Consultare rapidamente una piattaforma di monitoraggio normativo per verificare gli ultimi aggiornamenti legislativi e normativi relativi al vostro settore.
Obiettivo Tenersi aggiornati sui nuovi requisiti e anticipare le modifiche necessarie.
Fattibilità Potete farlo con la nostra piattaforma Siris+!
Suggerimento Ninja : Create una lista di controllo con parole chiave specifiche del vostro settore per filtrare rapidamente le informazioni più rilevanti. Questo vi farà risparmiare tempo evitando le informazioni non essenziali.
Azione Rivedere una o due procedure interne critiche per garantire che siano aggiornate e conformi alle normative vigenti.
Obiettivo Identificare rapidamente qualsiasi non conformità e correggerla immediatamente.
Fattibilità Fattibile con una buona gestione dei documenti e una chiara struttura delle procedure.
Suggerimento Ninja : Per sapere come definire la matrice di rischio della vostra azienda, leggete il nostro articolo dettagliato qui.
Azione Controllare le non conformità segnalate il giorno precedente e assicurarsi che le azioni correttive siano in corso o completate. Aggiornare lo stato delle azioni nel sistema di gestione della conformità.
Obiettivo Garantire che tutte le non conformità siano trattate in modo rapido ed efficace.
Fattibilità Fattibile se il sistema di gestione delle non conformità è implementato correttamente e aggiornato regolarmente.
Suggerimento Ninja : Utilizzate i codici colore nel vostro sistema di monitoraggio per visualizzare immediatamente lo stato delle non conformità. Questo suggerimento vi aiuterà a stabilire le priorità delle vostre azioni in modo efficace.
Azione Inviate una breve comunicazione (e-mail o memo interno) al vostro team per ricordare una specifica regola di conformità o condividere un importante aggiornamento normativo.
Obiettivo Mantenere un elevato livello di vigilanza e consapevolezza tra i dipendenti.
Fattibilità Molto fattibile con strumenti di comunicazione interna efficaci.
Suggerimento Ninja : Organizzate un breve quiz settimanale sulle regole di conformità con un piccolo premio per la squadra vincitrice. Questo rende l'apprendimento interattivo e coinvolgente, rafforzando al contempo le conoscenze di tutti.
Azione Eseguite un mini-audit di una delle vostre operazioni o di un processo chiave utilizzando una lista di controllo predefinita. Annotate le eventuali deviazioni e pianificate le azioni correttive, se necessario.
Obiettivo Rilevare e correggere rapidamente le deviazioni dagli standard stabiliti.
Fattibilità Fattibile per audit altamente mirati di processi specifici e semplici.
Suggerimento Ninja : Trasformate il vostro mini-audit in un gioco da ragazzi con il nostro intuitivo strumento di checklist. Provate la nostra demo gratuita oggi stesso!
Per garantire che queste cinque fasi siano integrate con successo nella vostra routine quotidiana, ecco le chiavi del successo:
- Organizzazione e pianificazione Pianificate la vostra giornata e assegnate a questi compiti degli spazi specifici.
- Utilizzo di strumenti efficaci Adottare software di gestione della conformità, piattaforme di monitoraggio delle normative e strumenti di comunicazione interna.
- Formazione e sensibilizzazione Formate i vostri team affinché comprendano l'importanza della conformità e partecipino attivamente ai processi.
- Automazione Automatizzare il maggior numero possibile di attività ripetitive, come la revisione delle normative e il monitoraggio delle non conformità.
- Supporto alla gestione Conformità: assicurarsi che la direzione sostenga queste iniziative e stanzi le risorse necessarie per promuovere una cultura della conformità.
Con un'organizzazione rigorosa e l'uso degli strumenti giusti, le cinque fasi quotidiane suggerite sono perfettamente realizzabili per un responsabile QSE. La chiave è creare una routine ben definita e garantire che i processi di gestione della conformità siano ben integrati nelle operazioni quotidiane dell'azienda.
Domanda per i lettori: Quali sono le sfide che dovete affrontare nella gestione della compliance quotidiana? Condividete le vostre esperienze nei commenti qui sotto.
