QUAL È LA DIFFERENZA TRA UN PROCESSO E UNA PROCEDURA?
Quando si imposta o si migliora un sistema di gestione, spesso ci si chiede dove si debba tracciare la linea di demarcazione tra un "processo" e una "procedura". Questo articolo suggerisce alcuni modi per rispondere a questa domanda.
Le definizioni proposte dalle norme ISO
Torniamo alla fonte delle definizioni. Il Standard ISO 9000:2015 è lo standard che definisce i termini più comuni utilizzati nei sistemi di gestione.
- Processo (in conformità all'articolo §3.4.1 della norma ISO 9000:2015): un insieme di attività interconnesse o interagenti che utilizza gli input per produrre un risultato atteso.
- Procedura (in conformità all'articolo §3.4.5 della norma ISO 9000:2015) : un modo specifico di svolgere un'attività o un processo
Sulla base di queste due definizioni, possiamo concludere che il processo definisce il " cosa " (ciò che deve essere fatto) e la procedura il " come "Ma questa distinzione ha i suoi limiti. Tuttavia, questa distinzione ha i suoi limiti. La distinzione dipende dal livello di descrizione. Per esempio, se si vogliono descrivere le fasi della gestione del personale in un'azienda, si può dire che si tratta di definire i requisiti del personale, trovare i candidati, firmare i contratti di lavoro, pagare gli stipendi, fare formazione, ecc. Si potrebbe dire che queste fasi descrivono "come" funziona la gestione del personale. Non sono quindi una chiave che vi permetterà di decidere rapidamente se siete in un processo o in una procedura.
La nostra esperienza nel campo dei sistemi di gestione ci ha portato a proporre una la chiave della differenziazione modo semplice e inequivocabile di distinguere tra "processo" e "procedura". Ciò significherebbe dire che una sequenza di attività sarebbe considerata una "procedura" quando questa sequenza di attività riguarda solo una persona in relazione a un'attrezzatura di lavoro (software, macchina) o a una situazione particolare (ad esempio, una procedura in caso di emergenza). La procedura descriverebbe quindi l'esecuzione di un compito operativo da parte di una persona in relazione a un oggetto o a una situazione specifici. Ad esempio :
- Procedura di backup dei dati
- Procedura di aggiornamento del software
- Procedura di manutenzione per carrello elevatore o macchina XY
- Procedura per la creazione di un nuovo fornitore nel software di fatturazione
- ...
In questo senso, la procedura si avvicina alla nozione di "istruzioni per l'uso" o "istruzioni di lavoro".
Va notato che la versione attuale della ISO 9001 non fa più riferimento alle procedure, ma alle informazioni documentate.
Con SIRIS+ questo problema non si pone più, perché è possibile creare una struttura ad albero "senza soluzione di continuità" dalla mappa dei processi fino al livello più operativo (attività sul campo), senza doversi chiedere ogni volta se si tratta di una procedura o di un processo. In questo modo, è possibile descrivere l'intero funzionamento dell'azienda in modo fluido e coerente. In fin dei conti, l'importante è che tutti dispongano rapidamente delle informazioni necessarie per svolgere le proprie attività in modo semplice e senza intoppi. Tuttavia, se lo desiderate, SIRIS+ vi permette di etichettare facilmente tutti i vostri diagrammi di flusso o documenti con "procedure" o "processi".
