IL RIESAME AGILE E CONTINUO DELLA GESTIONE, UN POTENTE STRUMENTO PER LA GESTIONE AZIENDALE
Il riesame della direzione è uno dei requisiti degli standard dei sistemi di gestione ISO come ISO 9001, ISO 14001 e ISO 45001. Ma qual è il significato e la filosofia del riesame della direzione?
Il Riesame della Direzione è spesso percepito come una sessione molto (molto) lunga (!) durante la quale un gran numero di partecipanti, compresa la direzione, fa il punto su un gran numero di indicatori che coprono un lungo periodo, ad esempio l'anno precedente.
Prima di tutto, è importante notare che il riesame della direzione è più di un processo a riunione. Il termine "revisione" non è necessariamente sinonimo di "riunione".
Ci sono molti altri modi per fare un riesame della gestione!
Le norme ISO forniscono relativamente poche informazioni su "come" effettuare un riesame della direzione. Tuttavia, definiscono esplicitamente gli input e gli output del riesame della direzione, e questo è un requisito per la certificazione.
Il elementi di input del Riesame della Direzione sono 9:
- Precedenti revisioni della gestione
- Cambiare la posta in gioco
- Prestazioni del sistema di gestione
- Adeguatezza delle risorse
- Efficacia delle azioni di fronte a rischi e opportunità
- Opportunità di miglioramento
Il elementi di uscita Esistono 3 tipi di revisione della gestione:
- Opportunità di miglioramento
- Modifiche necessarie al sistema di gestione della qualità
- Requisiti delle risorse
In breve, l'obiettivo del riesame della direzione è quello di fare il punto sulle prestazioni del sistema di gestione, a quello che viene definito "livello alto" o "vista dall'alto" o "vista dall'elicottero". Si tratta di un'analisi sommaria a livello globale. Non si tratta di entrare troppo nel dettaglio, ma di analizzare il funzionamento complessivo del sistema di gestione della qualità, della sicurezza e/o dell'ambiente.
Alcuni suggerimenti per rendere più efficace il processo di revisione manageriale agile e facile da digerire :
Ripensare la frequenza del vostro riesame della direzione: qual è la frequenza giusta per effettuare il riesame della direzione? La risposta dipende in parte dalla rapidità con cui il vostro sistema di gestione cambia. Se il campo di applicazione del sistema di gestione cambia rapidamente (nuovi prodotti, nuovi servizi, nuovi siti, ecc.), potrebbe essere appropriata una frequenza inferiore all'anno. La norma parla di intervalli periodici, ma non stabilisce esplicitamente una frequenza quantificata. In pratica, le aziende certificate ISO spesso effettuano il riesame della direzione una volta all'anno.
Se state concludendo il riesame della direzione attraverso una sessione (faccia a faccia o a distanza), si applicano le buone pratiche di conduzione delle riunioni:
L'80% viene preparato in anticipo rispetto alla sessione.. Ad esempio, si può pensare di raccogliere i contributi dei partecipanti prima della sessione tramite un modulo online. In questo modo, la sessione sarà molto più efficace, perché potrete concentrarvi solo sui punti chiave da discutere.
In molte aziende, il responsabile della qualità prepara da solo il riesame della direzione e fa convalidare le proprie conclusioni in una riunione o via e-mail. Se da un lato ciò ha il vantaggio di essere rapido, dall'altro presenta il notevole svantaggio di non coinvolgere le persone coinvolte nella gestione della qualità, della sicurezza o dell'ambiente. Il riesame della direzione dovrebbe essere visto come una vera opportunità per fare un passo indietro e discutere in modo approfondito i concetti della cultura della qualità e della sicurezza dell'organizzazione.
Prendere più piccioni con una fava: potete approfittare del riesame della direzione per rivedere elementi come la politica aziendale o l'aggiornamento del campo di applicazione del sistema di gestione della qualità.
La buona prassi nella definizione degli indicatori si applica anche al riesame della direzione. Selezionando gli indicatori :
- Affidabile
- Comprensibile
- Rilevante
- Ad oggi
... risparmierete molto tempo nell'analisi del vostro management review.
Invitare i partecipanti interessati al riesame della direzione. Chi deve partecipare al riesame della direzione? Ovviamente il top management. La partecipazione attiva del management al riesame della direzione e il suo utilizzo come vero e proprio strumento decisionale strategico da parte della direzione sono la prova della leadership richiesta dal capitolo 5 della ISO 9001.
Il riesame della direzione è un audit?
Il riesame della direzione può essere visto come una sorta di revisione interna periodica, una pietra miliare che assicura il miglioramento continuo, con la differenza che il principio di indipendenza non si applica in questo caso. Si tratta di un'autovalutazione da parte delle persone che gestiscono o sono coinvolte nel sistema di gestione della qualità.
Il riesame della direzione da solo è necessario, ma non sufficiente, per dare vita a un sistema di gestione della qualità.
Va notato che il riesame della direzione illustra il principio di gestione della qualità del "processo decisionale basato sull'evidenza", in quanto le decisioni prese durante il riesame della direzione si basano su input.
Qual è lo scopo del riesame della direzione? se l'azienda ha già numerose riunioni strategiche, riunioni del personale, riunioni di team, ecc.
È probabile che le riunioni già in atto coprano parte di quanto richiesto dagli standard di riesame della direzione. Tuttavia, il riesame della direzione si svolge a un livello molto più globale.
Il riesame della direzione è inteso anche come "salvaguardia", un ulteriore livello di sicurezza nel caso in cui gli altri processi del sistema di gestione non abbiano identificato e pianificato i miglioramenti pertinenti, ad esempio perché i partecipanti ai processi settoriali non avevano sufficienti diritti decisionali all'interno dell'azienda.
Uno dei risultati principali del riesame della direzione è la valutazione del fabbisogno di risorse. In base ai risultati dell'analisi, possono essere identificati i requisiti di risorse. Per risorse si intende :
- Risorse umane o sviluppo delle competenze del personale esistente
- Strumenti e risorse informatiche necessarie come il software di gestione della qualità, il software di gestione della sicurezza, il software di modellazione dei processi e il software di miglioramento continuo.
- Esigenze infrastrutturali (macchine, strumenti, attrezzature)
- Necessità di risorse finanziarie ad esempio, per ricorrere a risorse esterne come consulenti, esperti, specialisti, ecc.
Ci auguriamo che la vostra recensione sulla gestione sia di vostro gradimento!
