¿CUÁL ES LA DIFERENCIA ENTRE UN PROCESO Y UN PROCEDIMIENTO?
Al establecer o mejorar un sistema de gestión, a menudo se plantea la cuestión de dónde trazar la línea divisoria entre un "proceso" y un "procedimiento". Este artículo sugiere algunas formas de responder a esta pregunta.
Las definiciones propuestas por las normas ISO
Volvamos a la fuente de las definiciones. El sitio Norma ISO 9000:2015 es la norma que define los términos más comunes utilizados en los sistemas de gestión.
- Proceso (de conformidad con el artículo §3.4.1 de la norma ISO 9000:2015): conjunto de actividades interrelacionadas o que interactúan entre sí y que utilizan insumos para producir un resultado esperado.
- Procedimiento (de conformidad con el artículo §3.4.5 de la norma ISO 9000:2015) : una forma específica de llevar a cabo una actividad o un proceso
Sobre la base de estas dos definiciones, podemos concluir que el proceso define el " qué " (lo que hay que hacer) y el procedimiento el " cómo "Sin embargo, esta distinción tiene sus límites. Sin embargo, esta distinción tiene sus límites. La distinción depende del nivel de descripción. Por ejemplo, si queremos describir las etapas de la gestión de personal en una empresa, podríamos decir que se trata de definir las necesidades de personal, buscar candidatos, firmar contratos de trabajo, pagar salarios, formar, etc. Podríamos decir que estas etapas describen "cómo" se lleva a cabo la gestión de personal. Se podría decir que estas etapas describen "cómo" funciona la gestión del personal. No son, por tanto, una clave que le permita decidir rápidamente si se encuentra en un proceso o en un procedimiento.
Nuestra experiencia en el ámbito de los sistemas de gestión nos ha llevado a proponer un clave de la diferenciación forma sencilla e inequívoca de distinguir entre "proceso" y "procedimiento". Diríamos que una serie de actividades debe considerarse un "procedimiento" cuando esta serie de actividades afecta a una sola persona en relación con un equipo de trabajo (software, máquina) o una situación concreta (por ejemplo, procedimiento en caso de emergencia). Así pues, el procedimiento describiría la realización de una tarea operativa por parte de una persona en relación con un objeto o una situación específicos. Por ejemplo :
- Procedimiento de copia de seguridad de datos
- Procedimiento de actualización del software
- Procedimiento de mantenimiento de carretillas elevadoras o máquinas XY
- Procedimiento para crear un nuevo proveedor en el programa de facturación
- ...
En este sentido, el procedimiento se aproxima a la noción de "instrucciones de uso" o "instrucciones de trabajo".
Cabe señalar que la versión actual de la norma ISO 9001 ya no hace referencia a los procedimientos, sino a la información documentada.
Con SIRIS+, esta pregunta ya no se plantea, porque puede crear una estructura de árbol "sin fisuras" desde su mapa de procesos hasta el nivel más operativo (actividades sobre el terreno) sin tener que preguntarse cada vez si se trata de un procedimiento o de un proceso. De este modo, podrá describir todo el funcionamiento de su empresa de forma fluida y coherente. Al fin y al cabo, lo importante es que todo el mundo disponga rápidamente de la información que necesita para llevar a cabo sus actividades de forma fluida y sencilla. No obstante, si lo desea, SIRIS+ le permite etiquetar fácilmente todos sus organigramas o documentos con "procedimientos" o "procesos".
