LA REVISIÓN ÁGIL Y CONTINUA DE LA GESTIÓN, UNA PODEROSA HERRAMIENTA PARA LA GESTIÓN EMPRESARIAL
La revisión por la dirección es uno de los requisitos de las normas ISO sobre sistemas de gestión, como ISO 9001, ISO 14001 e ISO 45001. Pero, ¿cuál es el significado y la filosofía de la revisión por la dirección?
La Revisión por la Dirección suele percibirse como una sesión muy (muy) larga (¡!) en la que un gran número de participantes, incluida la dirección, hacen balance de un gran número de indicadores que abarcan un largo periodo, por ejemplo el año anterior.
En primer lugar, es importante señalar que la revisión de la gestión es más bien un proceso a reunión. El término "revisión" no es necesariamente sinónimo de "reunión".
Hay muchas otras formas de hacer una revisión de la gestión.
Las normas ISO ofrecen relativamente poca información sobre "cómo" llevar a cabo una revisión de la gestión. Sin embargo, sí definen explícitamente las entradas y salidas de la revisión de la gestión, y esto es un requisito para la certificación.
En elementos de entrada de la Revisión de la gestión son 9:
- Revisiones previas de la gestión
- Cambiar lo que está en juego
- Rendimiento del sistema de gestión
- Adecuación de los recursos
- Eficacia de las acciones frente a riesgos y oportunidades
- Oportunidades de mejora
En elementos de salida Existen 3 tipos de revisión de la gestión:
- Oportunidades de mejora
- Cambios necesarios en el sistema de gestión de la calidad
- Recursos necesarios
En resumen, el objetivo de la revisión de la gestión es hacer balance del funcionamiento del sistema de gestión, en lo que se conoce como "alto nivel" o "vista de pájaro" o "vista de helicóptero". En realidad, se trata de un análisis resumido a nivel global. El objetivo no es entrar en demasiados detalles, sino analizar el funcionamiento general de su sistema de gestión de la calidad, la seguridad y/o el medio ambiente.
Algunos consejos para que el proceso de revisión de la gestión sea más eficaz ágil y fácil de digerir :
Repensar la frecuencia de su revisión de la gestión: ¿cuál es la frecuencia adecuada para realizar la revisión de la gestión? La respuesta depende en parte de la rapidez con que cambie su sistema de gestión. Si el alcance de su sistema de gestión cambia con rapidez (nuevos productos, nuevos servicios, nuevas instalaciones, etc.), puede ser adecuada una frecuencia inferior a un año. La norma habla de intervalos periódicos, pero no estipula explícitamente una frecuencia cuantificada. En la práctica, las empresas con certificación ISO suelen realizar revisiones de la gestión una vez al año.
Si va a finalizar la revisión de la gestión mediante una sesión (presencial o a distancia), se aplicarán las buenas prácticas en materia de organización de reuniones:
80% se prepara antes de la sesión. Por ejemplo, podría imaginarse recoger las aportaciones de los participantes antes de la sesión mediante un formulario en línea. De este modo, su sesión será mucho más eficaz, ya que podrá centrarse únicamente en los puntos clave a debatir.
En muchas empresas, el responsable de calidad prepara la revisión de la gestión por su cuenta y hace validar sus propias conclusiones en una reunión o por correo electrónico. Si bien esto tiene la ventaja de ser rápido, tiene la considerable desventaja de no implicar a las personas involucradas en la gestión de la calidad, la seguridad o el medio ambiente. La revisión por la dirección debe considerarse como una oportunidad real para dar un paso atrás y debatir en profundidad los conceptos de la cultura de calidad y seguridad de la organización.
Matar varios pájaros de un tiro: puede aprovechar la revisión de la gestión para revisar elementos como la política de la empresa o actualizar el alcance de su sistema de gestión de la calidad.
Las buenas prácticas en la definición de indicadores también se aplican a la revisión de la gestión. Al seleccionar los indicadores :
- Fiable
- Comprensible
- Correspondiente
- Hasta la fecha
... ahorrará mucho tiempo a la hora de analizar su informe de gestión.
Invite a los participantes pertinentes a la revisión de la gestión. ¿Quién debe participar en la revisión de la gestión? Obviamente, la alta dirección. La participación activa de la dirección en la revisión de la gestión y su uso como auténtica herramienta de toma de decisiones estratégicas por parte de la dirección es una prueba del liderazgo que requiere la capítulo 5 de la norma ISO 9001.
¿La revisión de la gestión es una auditoría?
En efecto, la revisión por la dirección puede considerarse una especie de revisión interna periódica, un hito que garantiza la mejora continua, con la diferencia de que aquí no se aplica el principio de independencia. Se trata de una autoevaluación por parte de las personas que gestionan o participan en el sistema de gestión de la calidad.
La revisión por la dirección por sí sola es necesaria, pero no suficiente, para dar vida a un sistema de gestión de la calidad.
Cabe señalar que la revisión de la gestión ilustra el principio de gestión de la calidad de "toma de decisiones basada en pruebas", ya que las decisiones tomadas durante la revisión de la gestión se basan en aportaciones.
¿Cuál es el objetivo de la revisión de la gestión? si la empresa ya celebra numerosas reuniones de estrategia, de personal, de equipo, etc.?
Es probable que las reuniones ya celebradas cubran parte de lo que exigen las normas de revisión de la gestión. Sin embargo, la revisión de la gestión tiene lugar a un nivel mucho más global.
La revisión por la dirección también pretende ser una "salvaguarda", un nivel adicional de seguridad en caso de que los demás procesos del sistema de gestión no hayan identificado y planificado las mejoras pertinentes, por ejemplo porque los participantes en los procesos sectoriales no tuvieran suficientes derechos de decisión dentro de la empresa.
Uno de los principales resultados del examen de la gestión es la evaluación de la necesidad de recursos. En función de los resultados del análisis, podrán determinarse las necesidades de recursos. Por recursos entendemos :
- Recursos humanos o desarrollo de competencias del personal existente
- Herramientas y recursos informáticos necesarios como software de gestión de la calidad, software de gestión de la seguridad, software de modelización de procesos y software de mejora continua.
- Necesidades de infraestructuras (máquinas, herramientas, equipos)
- Necesidad de recursos financieros por ejemplo, recurrir a recursos externos como consultores, expertos, especialistas, etc.
Esperamos que disfrute de su revisión de la gestión.
