La regla de las 5C
Digitalizar su sistema de gestión es una decisión importante para su empresa. Por eso es importante considerar cuidadosamente una serie de criterios, para que pueda hacer la mejor elección para usted y para que la solución que elija pueda crecer fácilmente con su negocio. Estos son los 5 criterios clave para poner en marcha una solución eficaz de digitalización de su sistema de gestión QSE.
1. Contenido empresarial :
- ¿Cubre la solución todos los capítulos sobre normas que le interesan (por ejemplo, ¿puede hacer elanálisis de las partes interesadas en la solución)? ¿Se trata de una solución realmente completa y evita realmente tener que utilizar hojas de cálculo empresariales junto con la solución?
- ¿Ofrece el sistema contenido empresarial listas de control automatizadas, etc.) que le ahorren tiempo?
- ¿Es usted notificado con suficiente antelación sobre los próximos cambios de reglamentos y normas para poder anticiparse a ellos con tranquilidad?
- ¿Fue la solución desarrollado por expertos en QSE (por ejemplo, con muchos años de experiencia en el establecimiento de sistemas de gestión y en la auditoría de sistemas de gestión ISO, eduQua u otros).
- Soporte informático y un apoyo empresarial ¿están disponibles?
- ¿Existe apoyo en el idioma usuarios (por ejemplo, para Suiza: francés, alemán inglés internacional, etc.)
2. Capacidad de personalización :
- ¿Le permite la solución construir y personalizar su sistema de gestión a su imagen y semejanza, según sus propias necesidades (creando las relaciones que le parezcan pertinentes). Por ejemplo, si en su sector es importante vincular los objetivos estratégicos con los riesgos operativos, o vincular la formación con el material didáctico, ¿puede hacerlo directamente?
- ¿La solución le permite personalizar campos y formularios con su propio vocabulario personalizable (por ejemplo, si habla de "empresa" y no de "función", ¿puede adaptar las etiquetas a sus necesidades?
- Si las normas cambian, ¿tiene la posibilidad de adaptar su sistema de gestión a una nueva norma? configuración sencilla de la arquitectura la base de datos?
- ¿Tiene la opción de gestionar varias sucursales ¿utilizando potencialmente lenguas diferentes?
- ¿Tiene la posibilidad de configurar y utilizar varios métodos de análisis de riesgos (por ejemplo, un método para los riesgos de salud y seguridad en el trabajo, otro para los riesgos financieros, otro para los riesgos informáticos, otro para los riesgos químicos, etc.).
- ¿Tiene la opción de desarrolle sus propios módulos y funcionalidades?
- ¿Puede crear su propio automatización (notificaciones, etc.)
3. Capacidad de interconexión :
- ¿Es realmente la solución puede integrarse en el entorno informático de su empresa, utilizando interfaces dinámicas con otros datos (por ejemplo, lista de personal, lista de proveedores, lista de clientes, registro de eventos, etc.)?
- ¿Tiene la posibilidad deinterconectar fácilmente la solución con plataformas de colaboración y redes sociales internas como Teams, Whatsapp, Slack, etc. para centralizar las notificaciones?
4. Colaboración :
- ¿Es moderna la tecnología utilizada por la solución? rapidez y capacidad de respuesta ?
- ¿Tiene la posibilidad de compartir el acceso a la información y los comentarios sobre su sistema de gestión en toda la organización, incluso para las personas que no tienen licencia de empresa, sin coste adicional (por ejemplo, el personal operativo)?
- ¿Puede utilizar la solución en varios idiomas ?
- ¿Puede usted poner a disposición formularios dinámicos (por ejemplo, para conectar las encuestas de satisfacción de los clientes o la información procedente de cuasi accidentes a su sistema de gestión).
- ¿Tiene la posibilidad deimportar/migrar datos fácilmente sin tener que pasar cada vez por el departamento informático o la empresa de software?
- ¿Es la aplicación visual (posibilidad de integrar flujos de trabajo, imágenes, diagramas, vídeos)?
- ¿Tiene la posibilidad de grabar y compartir fácilmente sus informes personalizados (por ejemplo, sus filtros, consultas, etc.).
- ¿Puedes fácilmente dar acceso a los oyentes a su sistema de gestión sin tener que solicitar licencias adicionales?
5. Conformidad :
- ¿Cumple realmente el software los requisitos reconocidos? Por ejemplo, para la modelización de procesos, ¿incorpora todos los requisitos de las normas reconocidas (por ejemplo, la norma ISO 14001)? Norma BPMN) y no versiones restringidas de estas normas?
- ¿Puede recuperar en cualquier momento todos sus datos en formatos portátiles normalizados? Por ejemplo, ¿puede recuperar sus procesos en formato .xml o .bpmn?
- ¿Los datos alojados cumplen el RGPD y la LPD?
- ¿Están la aplicación y los datos alojados en el país donde opera su empresa?
- ¿Dispone la empresa de un responsable de protección de datos certificado?
... y un extra: ¡ayudarle a tomar la decisión correcta!
- Le método de facturación de la solución (por ejemplo, facturación mensual de las licencias, libre elección del periodo de compromiso)?
- ¿El modelo de precios le permiteacceder a todos los módulos ¿O hay que pagar cada vez que se añade un módulo de negocio adicional?
- ¿Tiene la posibilidad deacceso a una zona de pruebas ("sandbox") gratis con datos significativos para su empresa o sus propios datos?
