¿CÓMO ESTABLECER UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO SENCILLO, PRAGMÁTICO Y EFICAZ?
Muchas organizaciones disponen ya de un sistema de control interno o tienen previsto implantarlo. El requisito de establecer un sistema de control interno suele venir a petición de los organismos que financian o encargan su organización (patrocinadores, clientes, inversores, etc.). A menudo se plantea la cuestión de por dónde empezar a establecer un sistema de control interno.
El sistema de control interno es actualmente un requisito que se está convirtiendo en norma para la gobernanza de las organizaciones. No existe una definición internacional del concepto de sistema de control interno. En Suiza, el Guía para la implantación de un sistema de control interno ofrece una definición de sistema de control interno:
Definición de un sistema de control interno (SCI) :
"Un SCI es una herramienta de gestión que permite alcanzar sistemáticamente los objetivos; engloba todos los métodos y medidas de organización, decretados por la dirección correspondiente, destinados a garantizar el buen funcionamiento de los procedimientos".
A continuación se sugieren algunas etapas para establecer un sistema de control interno:
1. Comunicar internamente sobre las ventajas de un ICS
Es importante que las partes interesadas de su organización (directivos y personal en particular) comprendan las ventajas de un sistema de control interno.
2. Defina su proceso interno
Un sistema de control interno se basa generalmente en sus procesos internos. Por lo tanto, es esencial que estos procesos estén documentados y sean suficientemente claros. Nuestro artículo sobre procesos puede ayudarle.
3. Definir la riesgos vinculados a cada proceso
El principal objetivo de un sistema de control interno es controlar los riesgos de su organización. Por lo tanto, es necesario identificar y evaluar los riesgos. Existen varios métodos de evaluación de riesgos, basados sobre todo en matrices de riesgos.
4. Definir el controla gestionar todos los riesgos
Los controles deben definirse de manera que se alcancen los objetivos de gestión de riesgos que usted se haya fijado.
5. Organice controles (quién, qué, cuándo, cómo)
Una división clara y compartida de funciones y responsabilidades es un factor clave para el éxito de su sistema de control interno. Todas las personas implicadas en el sistema de control interno deben saber exactamente qué se espera de ellas y disponer de los recursos (documentos, información) para llevar a cabo los controles de los que son responsables.
6. Tren al personal interesado sobre la utilización del SCI
La formación es la clave del éxito. El sistema de control interno debe considerarse una herramienta para garantizar la fiabilidad y solidez de la organización. El personal también se beneficia en términos de calidad de vida y bienestar en el trabajo, ya que las funciones y responsabilidades están claras y los riesgos bajo control.
7. Consulte asegurarse periódicamente de que el ICS funciona correctamente
Debe comprobar periódicamente que su sistema de control interno funciona correctamente, en particular para asegurarse de que se han realizado todas las comprobaciones previstas.
8. Identificar necesita mejorar SCI
Un sistema de control interno vive y mejora continuamente. Debe documentar sus necesidades de mejora del SCI.
9. Plan mejoras
Una vez identificadas las mejoras, hay que planificar cómo se aplicarán (quién, qué, cómo, con qué recursos, durante cuánto tiempo, con qué prioridad).
10. Aplicación de mejoras
A continuación, los distintos departamentos de la empresa podrán aplicar las mejoras.
Si ya dispone de un sistema de gestión de la calidad (ISO 9001 u otro), puede ser conveniente integrar con él su sistema de control interno. De este modo, dispondrá de un único sistema que cumple los requisitos del ISO 9001 y los requisitos de los sistemas de control interno nacionales, federales, cantonales y regionales.
Podemos ayudarle a establecer o mejorar su sistema de control interno, integrar su sistema de control interno con su sistema de gestión de la seguridad o mejorar la gobernanza de su sistema de control interno.
SIRIS+ es un paquete de software de sistema de control interno que le permite gestionar su sistema de control interno (riesgos, procesos, mejoras, auditorías internas, cumplimiento normativo) de la A a la Z de forma digital e integrada.
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