WAS IST DER UNTERSCHIED ZWISCHEN EINEM PROZESS UND EINEM VERFAHREN?
Bei der Einführung oder Verbesserung eines Managementsystems stellt sich oft die Frage, wo die Grenze zwischen einem "Prozess" und einem "Verfahren" verläuft. Dieser Artikel bietet Ihnen einige Anhaltspunkte zur Beantwortung dieser Frage.
Die von den ISO-Normen vorgeschlagenen Definitionen
Kehren wir zur Quelle der Definitionen zurück. Die ISO-Norm 9000:2015 ist die Norm, die die gebräuchlichsten Begriffe definiert, die im Bereich der Managementsysteme verwendet werden.
- Prozess (gemäß Artikel §3.4.1 der Norm ISO 9000:2015): eine Reihe von korrelierten oder interagierenden Aktivitäten, die Inputs verwenden, um ein erwartetes Ergebnis zu erzeugen
- Verfahren (gemäß Artikel §3.4.5 der Norm ISO 9000:2015) : spezifizierte Art und Weise, eine Aktivität oder einen Prozess durchzuführen
Aus der Lektüre dieser beiden Definitionen lässt sich schließen, dass der Prozess den "? was (was erreicht werden soll) und das Verfahren das "" (was erreicht werden soll). wie " (wie man es umsetzt das "Was"). Diese Unterscheidung hat jedoch ihre Grenzen. Denn diese Unterscheidung hängt von der Beschreibungsebene ab, auf der man sich befindet. Wenn Sie beispielsweise die Schritte für das Personalmanagement in einem Unternehmen beschreiben möchten, könnte man angeben, dass dieses Management die Festlegung des Personalbedarfs, die Suche nach Bewerbern, die Unterzeichnung von Arbeitsverträgen, die Auszahlung von Gehältern, die Weiterbildung usw. umfasst. Man könnte sagen, dass diese Schritte beschreiben, "wie" das Personalmanagement funktioniert. Es handelt sich also nicht um einen Schlüssel, mit dem man schnell entscheiden kann, ob man sich in einem Prozess oder in einem Verfahren befindet.
Unsere Erfahrung im Bereich Managementsysteme hat uns dazu veranlasst, eine Differenzierungsschlüssel einfach und unmissverständlich zwischen "Prozess" und "Verfahren" unterscheiden. Es ginge darum zu sagen, dass eine Folge von Aktivitäten als "Verfahren" zu betrachten wäre, wenn diese Folge von Aktivitäten nur eine Person in Verbindung mit einem Arbeitsmittel (Software, Maschine) oder einer bestimmten Situation (z. B. Verfahren in Notfällen) betrifft. Das Verfahren würde somit die Durchführung einer operativen Aufgabe durch eine Person angesichts eines bestimmten Objekts oder einer bestimmten Situation beschreiben. Beispiel:
- Verfahren zur Durchführung einer Datensicherung
- Vorgehensweise beim Aktualisieren von Software
- Verfahren zur Wartung des Gabelstaplers oder der Maschine XY
- Verfahren zur Erstellung eines neuen Anbieters in der Rechnungssoftware
- ...
In diesem Sinne nähert sich das Verfahren letztlich dem Begriff der "Gebrauchsanweisung" oder "Arbeitsanweisung" an.
Es ist anzumerken, dass in der aktuellen Version der ISO 9001 nicht mehr von Verfahren, sondern von dokumentierten Informationen die Rede ist.
Mit SIRIS+ stellt sich diese Frage nicht mehr, denn Sie können eine "nahtlose" Baumstruktur von Ihrer Prozesslandkarte bis zur operativsten Ebene (Außendiensttätigkeiten) erstellen, ohne sich jedes Mal die Frage stellen zu müssen, ob es sich um ein Verfahren oder einen Prozess handelt. Auf diese Weise können Sie die gesamte Funktionsweise Ihres Unternehmens flüssig und kohärent beschreiben. Im Grunde geht es letztlich darum, dass jede Person schnell über die Informationen verfügt, die sie benötigt, um ihre Tätigkeiten einfach und reibungslos auszuführen. Mit SIRIS+ können Sie jedoch auf Wunsch alle Ihre Flussdiagramme oder Dokumente problemlos mit Tags für "Verfahren" oder "Prozesse" versehen.
