Digitalisierung des SGU-Managementsystems: die 5C-Regel

Die 5C-Regel

Die Digitalisierung Ihres Managementsystems ist eine wichtige Entscheidung für Ihr Unternehmen. Daher ist es wichtig, mehrere Kriterien sorgfältig zu prüfen, damit Sie die für Sie beste Wahl treffen und damit die Lösung, für die Sie sich entscheiden, leicht mit Ihrem Unternehmen wachsen kann. Hier sind die 5 Schlüsselkriterien um eine Lösung zur effektiven Digitalisierung Ihres QSE-Managementsystems zu implementieren.

1. Fachliche Inhalte :

• Deckt die Lösung alle Normenkapitel die Sie interessieren? (z. B.: Können Sie dieAnalyse der interessierten Parteien in der Lösung)? Handelt es sich um eine wirklich umfassende Lösung und erspart sie Ihnen wirklich, neben der Lösung noch geschäftliche Tabellenkalkulationen zu haben?
• Bietet das System Fachinhalte relevante und automatisierte (Checklisten etc.), die Ihnen Zeit sparen?
• Sind Sie notifiziert frühzeitig über bevorstehende regulatorische und normative Änderungen informiert werden, damit Sie ihnen gelassen entgegensehen können?
• Wurde die Lösung von QSExperten entwickelt ? (z. B. mit langjähriger Erfahrung im Aufbau von Managementsystemen und der Prüfung von Managementsystemen nach ISO, eduQua oder anderen Standards)
• Eine Computerunterstützung und ein fachliche Unterstützung stehen sie zur Verfügung?
• Ist das Material in der Sprache der Nutzer (z. B. für die Schweiz: Französisch, Deutsch etc. Englisch für internationale Zwecke usw.)

2. Fähigkeit zur Personalisierung :

• Erlaubt Ihnen die Lösung, zu bauen und anpassen Ihr Managementsystem nach Ihrem eigenen Bild, nach Ihren eigenen Bedürfnissen (indem Sie die Beziehungen herstellen, die Ihnen relevant erscheinen). Wenn es z. B. in Ihrer Branche wichtig ist, strategische Ziele mit operativen Risiken zu verknüpfen oder Schulungen mit Kursunterlagen zu verknüpfen, können Sie das direkt tun?
• Ermöglicht Ihnen die Lösung Felder, Formulare anpassen mit Ihrem eigenen anpassbaren Vokabular? (Wenn Sie z. B. von "Beruf" und nicht von "Funktion" sprechen, können Sie die Labels Ihren Bedürfnissen entsprechend anpassen?
• Wenn sich die Standards ändern, haben Sie die Möglichkeit, Ihr Managementsystem mit einem einfache Einstellung der Architektur der Datenbank?
• Haben Sie die Möglichkeit mehrere Filialen verwalten die potenziell verschiedene Sprachen verwenden?
• Haben Sie die Möglichkeit, verschiedene Methoden der Risikoanalyse ? (z. B. eine Methode für Arbeitsschutzrisiken, eine Methode für Finanzrisiken, eine Methode für IT-Risiken, eine andere für chemische Risiken usw.).
• Haben Sie die Möglichkeit Ihre eigenen Module entwickeln und Funktionalitäten?
• Können Sie Ihre eigenen Automatisierungen ? (Benachrichtigungen etc.)

3. Fähigkeit zur Schnittstellenbildung :

• Ist die Lösung wirklich in die IT-Umgebung integrierbar Ihres Unternehmens mittels dynamischer Schnittstellen zu anderen Daten (z. B. Mitarbeiterliste, Lieferantenliste, Kundenliste, Ereignisprotokoll usw.)?
• Haben Sie die Möglichkeitdie Lösung einfach schnittstellenfähig machen mit internen Kollaborationsplattformen und sozialen Netzwerken wie z. B. Teams, Whatsapp, Slack, usw., um Ihre Benachrichtigungen zentralisieren zu können?

4. Kollaborativität :

• Ist die von der Lösung verwendete Technologie modern, schnell und reaktionsschnell ?
• Haben Sie die Möglichkeit, den Zugang zu Informationen und die Rückmeldungen an Ihr Managementsystem für die gesamte Organisation freizugeben, auch für Personen, die keine Geschäftslizenzen haben, ohne zusätzliche Kosten (z. B. Betriebspersonal)?
• Haben Sie die Möglichkeit, die Lösung in mehrere Sprachen ?
• Können Sie dynamische Formulare zur Verfügung stellen die Mitarbeiter und Kunden ausfüllen können und die automatisch in Ihr Managementsystem einfließen? (z. B.: um Umfragen zur Kundenzufriedenheit oder Rückmeldungen von Beinaheunfällen mit Ihrem Managementsystem zu verbinden)
• Haben Sie die MöglichkeitDaten einfach importieren / migrieren selbstständig machen, ohne jedes Mal die IT-Abteilung oder die Firma, die die Software herausgibt, einschalten zu müssen?
• Ist die Anwendung visuell (Möglichkeit der Einbindung von Workflows, Bildern, Schemata, Videos)?
• Haben Sie die Möglichkeit, auf einfache Weise Ihre benutzerdefinierte Berichte (z. B. Ihre Filter, Abfragen usw.).
• Können Sie leicht den Zuhörern Zugang gewähren in Ihr Managementsystem integrieren, ohne zusätzliche Lizenzen beantragen zu müssen?

5. Konformität :

• Entspricht die Software wirklich den anerkannten Anforderungen? Beinhaltet sie z. B. bei der Prozessmodellierung alle Anforderungen anerkannter Standards (z: BPMN-Standard) und nicht eingeschränkte Versionen dieser Standards?
• Steht es Ihnen frei, alle Ihre Daten jederzeit in standardisierten portablen Formaten abzurufen? Können Sie z. B. Ihre Prozesse im .xml- oder .bpmn-Format abrufen?
• Erfolgt das Hosting der Daten im Einklang mit der DSGVO und dem DSG?
• Werden die Anwendung und die Daten in dem Land gehostet, in dem Ihr Unternehmen diese Tätigkeiten ausübt?
• Verfügt das Unternehmen über einen zertifizierten internen Datenschutzbeauftragten?

... und als Bonus: um die richtige Wahl zu treffen!

• Die Rechnungsmodus der Lösung Ihnen freie Hand lässt (z. B. Abrechnung der Lizenzen pro Monat, freie Wahl der Vertragsdauer)?
• Erlaubt Ihnen das Preismodellauf alle Module zugreifen oder müssen Sie jedes Mal bezahlen, wenn Sie ein zusätzliches Berufsmodul hinzufügen?
• Haben Sie die MöglichkeitZugang zu einem Testbereich ("Sandbox" oder "Sandkasten") erhalten kostenlos mit sprechenden Daten für Ihre Aktivitäten oder Ihre eigenen Daten?